Интеграция клиента и агентства

В статье расскажем, как происходит интеграция клиента и агентства, и как выстраиваются коммуникации.

Состав команды

В проекте участвуют 3 человека из команды агентства:

• Специалист по контекстной рекламе - отвечает за настройку рекламных кампаний и KPI;
• Веб-аналитик - отвечает за сбор статистики и ее корректность, визулаизирует данные;
• Тимлид - курирует работу проекта, отвечает за стратегию.

В случаях, когда тимлид испытывает трудности или имеет разногласия с клиентом, подключается Управляющий партнер, закрепленный за проектом. Аналогично привлекаются старшие специалисты по контекстной рекламе и веб-аналитике.

Одним из основных каналов коммуникации является чат в Telegram/Whatsapp. В чатах можно быстро решить срочные и важные вопросы. Параллельно в чат приходят уведомления об остатках бюджета, или резких изменениях KPI.

Со стороны клиента, кроме собственника, часто задействованы маркетолог и руководитель отдела продаж. Таким образом, мы получаем не менее 6 активных участников в каждом проекте.

На старте проекта мы уже имеем, как минимум, 10 задач. В режиме чата или email-переписки этими задачами управлять очень неудобно, поэтому мы используем систему управления задачами Asana.com. Ваше знакомство с этим сервисом начнется с приглашения по электронной почте, которое содержит инструкцию по регистрации и основным принципам работы.

Уведомления

По всем важным событиям Asana присылает email-уведомления. Подчеркнем, что уведомления приходят только по задачам, реально требующим вашего внимания, все лишнее мы отключаем. Работать можно через сайт, мобильное приложение, или через электронную почту. По работе через email будет отдельная инструкция.

Первое, что вы увидите после подключения к проекту – главный экран. На первый взгляд, он может показаться сложным, но это не так. Каждый столбец – это статус задачи, каждый элемент внутри – отдельная задача.

Хоть интерфейс и на английском языке, но он интуитивно понятен и вы быстро освоитесь. Карточка задачи состоит из названия, описания, ответственного, даты выполнения и комментариев.

Комментарии к задаче увидят все, кто на нее «подписан». Начав сообщение с символа «@» можно обратиться к конкретному специалисту, даже если его еще нет в «наблюдателях».

Если вы хотите получить развернутый ответ на вопрос, или поставить задачу, то делать это лучше в столбце «Обращения». Так вы не будете никого отвлекать, а ответ будет полным, и к нему всегда можно будет вернуться.

Все документы, связанные с проектом, а также доступы к рекламным кабинетам и сторонним сервисам хранятся на вкладке «Conversations».

Задачи, которые требуют участия или согласования заказчиком, находятся в столбце «Задачи клиента». Клиент назначен по ним ответственным, и уведомления о появлении таких задач приходят ему на email.

Рассмотрим задачу «Согласовать деш-борд». Перед запуском кампаний мы делаем онлайн-отчет, который позволит оценивать эффективность кампаний. Отчетность делается не в разрезе рекламных кампаний, а в более понятных и привычных клиенту сущностях, например по категориям товаров или услуг. Отчет интерактивный, при нажатии на любую строку все данные перестроятся и вы увидите стоимость лида, количество продаж и выручку по конкретной категории.

Еще одна важная задача «Финальный отчет». Работа по проекту разделена на 30-дневные периоды, дата окончания текущего периода указывается в заголовке проекта. Эти периоды мы называем итерациями, и в конце каждой готовим отчет. Главный документ отчета – гугл-таблица с основными показателями и задачами на каждый период. Удобство формата в том, что клиент прямо в документе может оставлять свои комментарии и сравнивать результат с другими периодами. К тому же, таблица фиксирует все протестированные решения, и мы четко придерживаемся стратегии, а не тестируем одни и те же гипотезы по несколько раз.

У нас есть подробная инструкция по работе с отчетом, но рамках данной статьи рассматривать ее не будем, чтобы не усложнять.

Мы рассказали об основных моментах интеграции агентства и заказчика. Более подробно вы cможете прочитать в нашей «Базе знаний для клиентов», доступ к которой мы тоже даем на страте сотрудничества.